仕事を効率化するポイントの１つに上手に会議を行うがあります。ダラダラと議論が続いたり、目的から脱線して何の話しをしているのかわからなくなった会議の経験もあるのではないでしょうか。会議を上手に行い仕事を効率化するには、ほんの少しのテクニックがあれば可能です。
また、会議中に参加者が内容に怒って会議にならなかったり、いざ会議でディスカッションしようとしたときにスムーズに進まないなんてことを防ぐにはどうすればいいのでしょうか。これらもテクニックを使って事前準備するだけで大きく改善されます。結果として、あなたの仕事は効率化され、さらにそのファシリテーション能力が評価されるようになります。
当記事では、会議を上手に、そして効率的に実施するためのテクニックを解説していきます。これらのテクニックを実施していけば会議の質は改善していきますので、ぜひ実践していきましょう。
【仕事効率化】会議を
成功させる５つのテクニック
会議の種類を考えよう
あなたが参加している会議はいったい何を目的としているのでしょうか。
仕事を効率化するため、会議に参加したり会議を開催する際は、必ずその会議のタイプを考えましょう。タイプを把握するとうことは、ジャングルの中で地図を持つということと同じです。地図がなければジャングルの中で迷ってしまいますよね？必ず地図を持ちましょう。
では、どのようにタイプを考えればいいでしょうか？まずは、会議の目的にあわせて簡単に３つのタイプに分けて考えましょう。
１．情報を伝える会議
２．議論・案出しを行う会議
３．意思決定を行う会議
この分類を明確にし、参加者に共有することによって会議が迷走する確率がぐっと減ります。もし２つ以上に分類されるような会議ならば、それは危険と考えましょう、何故ならば目的地が複数あれば皆が同じ方向に進まなくなるのは当然だからです。
タイプが重複しているのに会議を別開催できない場合は会議の目次（アジェンダ）でしっかりと、この時間は「情報を伝える場」です、この時間は「意志決定を行う場」ですと伝え、会議の迷走を防ぎましょう。
資料は事前に配布しよう
会議資料がある場合は、可能な限り事前に配布しましょう。これは自分だけではなく皆の仕事の効率化にもつながり、また会議自体の時間短縮にも大きく貢献します。
例えば、会議のタイプが「情報を伝える会議」であり事前に資料配布ができていたならば、会議ではあらためてその資料を伝える必要はなく大切な部分だけ伝えたり、ものによっては「内容は事前に配布した資料の通りですが、何か疑問点などありますでしょうか？」で会議を終らすことも可能です。
皆の仕事を効率化するためにも可能な限り資料は事前に配布しましょう。
キーパーソンとは事前に話そう
会議にキーパーソンはいませんか？意思決定権がある人だったりご意見番のポジションにいる人だったり、そのようなキーパーソンが会議中に異論などを提言した場合、会議が長引いたり想定とは違う方向へ進んでいってしまう可能性があります。あなたも、キーパーソンに会議内容をひっくり返された経験があるのではないでしょうか。
仕事を効率化していくためにも、キーパーソンをしっかりと押さえることが大切なので、キーパーソンとは会議前に話しをしておくことをオススメします。もしキーパーソンから異論を事前に聞くことができれば対応を考えることもできます。また、事前に相談されるとキーパーソンも悪い気はしないですし、会議で味方になってくれる場合も多いです。
一見、遠回りにも見えるキーパーソンとの事前話合いが、会議とあなたの仕事を効率化をしてくれますので、ぜひキーパーソンには事前に話しにいきましょう。
小道具を用意して一歩上のファシリテートをしよう
会議が進んだときに急に案出しや議論が始まったりした経験はないでしょうか？その際、ホワイトボードがある会議室であれば問題ないですが、ホワイトボードがない会議室も想定して小道具を用意しておきましょう。
どのような小道具があればいいのか、例えば１００円ショップなどでも販売している簡易のホワイトボードだったり、案出しや仕事効率化の定番アイテムとなっているポストイットとペンを用意しておくと良いです。
必要になったときに、スッとそれらのアイテムをあなたが出せば、会議はスムーズに進み、あなたも「気が利くやつ」として評価されます。ぜひ、小道具を用意して会議とあなたの仕事を効率化しましょう。
会議を振返り、さらなる効率化を目指そう
会議が終了した後、数分でもいいので会議について振返りましょう。この「振返り」があなたの仕事の効率化に役立ちます。
このときプロジェクト管理術として知られているKPT(ケプト）というテクニックを使って振返りましょう。KPTはKeep（継続）、Problem（問題）、Try（次の改善）の頭文字をつなげたものとなります。これらの３つの観点で振返り事項を書き出していきます。
・振返る期間で良かった習慣、次も続けていきたいことを、Keepとして書き出していきます。
・失敗したと感じたことや良くないなと思った習慣などは、Problemに書き出していきます。
・そして次にチャレンジしたいこと変えたいこと等あれば、Tryに書き出していきます。
このようにKPTを通じて自分や会社に適した会議方法を完成させ、仕事を効率化しましょう！
仕事の効率化を目的として、会議をいかに上手に実施するかについて解説していきました。
会議は目的ごとに３種類に分類し、事前に資料の配布を行いキーパーソンにも話しを通しておくようにします、また会議中にいつ必要になってもいいようにポストイットなどの小道具を用意し、会議後は振返りを通して自分なりの会議方法を完成させていきましょう。
会議を良くしていくことを通じて、あなたの仕事も効率化していきます。ぜひ、当記事で解説した会議を成功させる５つのテクニックを実践し、仕事の効率化をしましょう。
まとめ
会議を成功させるには？
・目的別に会議のタイプを考える
・資料は事前に配布する
・キーパーソンとは事前に話しておく
・ポストイットなどの小道具を用意しておく
・会議の後に振返りを行う