買い物や仕事中に、この人、何を言っているのだろうと思う時がありますよね。聞きたいことの答えがなかなか出て来ないとか、最後まで話を聞いていたら、無駄なことばかりで肝心なことが残らず、再度説明を受けたことがある人は、意外と多いのではないでしょうか。
ですが、再度聞いても、こちらが理解しようと頑張らない限り、すんなりと内容が入ってきませんよね。それは、説明が下手だから。もっと簡潔に、説明をしてもらえれば安心出来ますが、説明下手の人は、どんなに良い人だとしても、不安が残ってしまいます。
しかし、人のことは客観的に見れても、自分の説明がきちんと伝わっているのか、思い出してみてください。不思議そうな顔をされたり、困ったような表情に相手がなってしまったことがありませんか。そこで今日は、説明が下手だと気付いた時に読んで欲しい、要点をうまく伝えるコツを５つ、お伝えします。
説明が下手をなおしたいときに読む、
要点をうまく伝えるコツ
5W1H(5W2H)で説明する
5W1Hとは、『いつ、どこで、だれが、何を、なぜ』を英単語で書いた場合の頭文字Wの５つと、『どのように』のHで情報を伝えることを言います。５W2Hは、『どのくらい又はいくら』のHを加えたものです。
ビジネスの世界では基本なので、ご存知の方も多いはず。だけど、ビジネスレターで使用していても、話す時には使っていない人が多いのです。
あなたが、説明下手と自分で感じているのであれば、話す時もこの５W１H又は５W２Hを使ってみてくださいね。もちろん、練習は必要ですよ。
話そうと思っている内容を、頭の中で整理してから、声に出して言ってみましょう。それを繰り返すことで、何を言っているかわからないなんて、他人から言われることはなくなります。
小学生レベルの簡単な言葉で説明する
専門用語は仕方がないとしても、テレビなどでも難しい言葉を使う人が多いですよね。話している雰囲気で、何となく意味が伝わってくることもありますが、それが本当に正しいのかはわかりません。もちろん難しい言葉を使えば、話す内容に重みが出ることは確かです。
しかし説明がスムーズに出来る人の話でも、使用する単語によって理解しづらい時があるのですから、説明が下手な人が使えば、結果は分かり切ったようなもので、大事な話も聞いてもらえなくなってしまいますよ。
だからこそ、説明が下手な人は、専門用語以外は、小学生でもわかるレベルの言葉を使ってください。これを実行すると、難しい言葉を使わない分、親しみを持って相手が話を聞いてくれるようになるでしょう。
説明するときは結論から先に言う
この説明をしようとすると、以前やっていた古畑任三郎というドラマのテーマが流れてしまいます。このドラマは、犯人が最初の方で分かってしまうドラマで、その後になぜその殺人が行われたかという流れで進むものでした。
とても人気が高く、主役の方の事件の解明する説明もとてもわかりやすかったのを覚えています。実は、この話し方、説明下手な人には、とても向いている方法なのです。どんなに説明が下手でも、すでに結論は伝えているわけですから、後は、補足説明をすればいいだけ。
聞いている側も、結論が先にわかっているので、補足では足りないと感じた部分が明確になるので、それを質問すればいいという相手にも優しい方法なんですよ。今からすぐにでも使える方法なので、取り入れてみてくださいね。
不要な説明はしない
説明が下手な人の特徴のひとつに話が長いというのがあります。あれもこれもと説明していると、本当に伝えたいことが相手に伝わりません。本人は一生懸命、丁寧に話しているつもりですが、時間の無駄なのです。
説明が下手なのをどうにかしたいのであれば、不要な説明は省くようにしましょう。そうすることで、簡潔に説明することが出来、相手の貴重な時間を無駄にすることが無くなりますよ。それから、説明が長い人は、丁寧な言い回しをしようとし過ぎる傾向があるのです。
ここで説明しなくてもいいことを補足しながら、それを丁寧に話そうとすると、それだけで時間が超過してしまいます。もっとシンプルな説明に変えて、説明下手から脱出してくださいね。
聞く人に対して思いやりを持つ
別に説明が下手な人が冷たいと言っているわけではありません。ですが、わかりやすく説明することは、相手に対しての思いやりだと思って欲しいのです。
そうすれば、簡単にわかりやすく、そして相手に失礼がないように話したいなという気持ちが強くなりますよね。実際、日本語はとても難しいので、上手に説明したつもりでも、相手は違う意味に捉えてしまうこともあるので、そうならない様に気を付けて話すことも、思いやりなのです。
要は、相手が間違って理解しない様に、大事なことを強調して話せば、話がとてもわかりやすいと感じてくれるはず。きちんと相手を見て、その表情で伝わっているかを確認しながら説明すると、説明が下手なんて絶対にいわれませんよ。
いかがでしたか。説明が下手だと落ち込まなくても、今日、お伝えした方法を使えば、説明の仕方が急に上達したと感じてもらうことが出来ます。
あなたのことを温かく見守っていてくれている上司や先輩にも安心してもらえますね。説明が下手な人は、緊張から話が脱線してしまうことが多いので、それを防ぐ為にも、説明する時は、無駄なことを極力話さないようにしましょう。
そして周囲の表情を見て、きちんと伝わっていることを確認しながら説明することが大切です。伝わっていなければ、説明事態が無意味になってしまうのですから。それでは、聞いてくださっている方にも、あなたの為にもなりませんよね。
説明を少しでもわかりやすく話そうという思いやりがあなたにあれば、絶対にきちんと理解してもらえます。とにかく落ち着いて、ゆっくり話すことを心がけるようにしてください。
まとめ
説明下手でも要点をうまく伝えるコツとは
・ 5W1H(5W2H)で説明する
・ 小学生レベルの簡単な言葉で説明する
・ 説明するときは結論から先に言う
・ 不要な説明はしない
・ 聞く人に対して思いやりを持つ