【仕事効率化】早く良い資料を作るための5つのテクニック

【仕事効率化】早く良い資料を作るための5つのテクニック

「もっと仕事を効率化したい、効率良く資料を作りたい」そんな風に思ったことがある人は多いのではないでしょうか。この記事にたどり着いた あなたも何らかの理由で「仕事を効率化したい」だったり「資料作りを効率化したい」なんて悩みを持っていたりしませんか?

資料作りの仕事を効率化することはちょっとしたコツがあれば出来ます、そのコツを知らないで仕事をしている人は目的地まで地図を持たずに向かっている人のようなもので、地図がなければ人は目的地に辿り着くまでに何回も迷ってしまい時間がかかてしまいますよね。

当記事では仕事を効率化するためのステップの1つとして、どのようにすれば効率的に資料作りができるのかについて解説していきます。ここで解説する5つのテクニックを使ってあなたの仕事を効率化しましょう。

 

【仕事効率化】早く良い資料を
作るための5つのテクニック

 

まずは骨組みを作ろう
(アウトライン・ライティング)

あなたはどのように資料を作っていますか?仕事の効率化はできていますか?前から順番に資料を作っていく人も多いのではないでしょうか、しかし、その方法では資料作りの仕事の効率化ができている方法とは言い難いです。

ここでは「アウトライン・ライティング」を使いましょう。「アウトライン・ライティング」は目次などの大きな枠(大項目だけ)をまずは最後まで書いてしまう方法です。アウトラインだけに注目して書くことによって資料の構成や話しの持って行きかたをしっかりと考えることができますし、アウトラインを書くことによってあなた自身が俯瞰的に自分の資料を観ることができるのです!

前から順番に詳細に資料を作っていった場合、もし途中で目次の順番を入れ替えたほうが良かったと気がついた場合・・・、修正の範囲は大きいですよね。でも、アウトラインだけの順番変更ならそれほど大きなパワーは必要ではなく、好きに入れ替えができます、仕事を効率化したいのならばこのアウトライン・ライティングは強力な武器になります。

もちろん途中で詳細を書いてみたく思うかもしれませんが、まずはアウトラインを完成させる。それが大事です。「アウトライン・ライティング」は仕事の効率化のためには覚えていて損はないテクニックです。

 

KPESな構造で骨に肉付けをしよう!

骨組みができたのならば次は肉をつけていき、資料の中身を充実させていきます。この際、資料の種類にもよるのですがKPES(ケペス)という構造を覚えておくと仕事の効率化に繋がります。KPES(ケペス)はそれぞれ以下となります。

K:Key Message・・・一番、伝えたいメッセージをまずは書きます。
P:Point・・・ポイントをまとめます。
E:Example・・・例を書きます。
S:Summery・・・最後に要約をまとめます。

例えば、この章の文章構造がKPESになています。(この部分はExampleの例の部分です。)肉付けとして資料を更新していくときはKPES構造を意識して作成を進めると効率を高く良い資料が作成できます。ぜひKPESを意識して文章は作りましょう。

 

資料は80%をまずは目指そう

仕事の効率化とは逆ベクトルですが、資料作成はこだわればこだわるほど良くすることはできます。しかし、時間は無限にあるわけではなく資料を良くすることにだけに時間を使えるわけではありません。では、どこまで、こだわればいいのでしょう?

経験則として資料はまずは80%程度の出来を目指すべきであり、80%の出来でいいのでとにかく作りきりましょう。作りきった後に推敲を重ねたり、上司からの依頼物であれば締め切り前だとしても上司に共有するようにしましょう。

こうすることによって、いったん「作り終えた」という安心感が得られるのと、関係者に早く共有できることによって指摘などを早くもらえるというメリットがあります。まずは80%でもいいので終わらす、これを覚えて実践しましょう。

 

確認では声をだして読んでみよう

資料の確認や推敲するときは声をだして読むことをオススメします。

黙読(心の中で資料を確認)すると、意外と間違いに気がつけないことが多いのです、これは自分が作った資料ということもあり、黙読の場合には誤字や脱字があっても脳内で補完してしまうことがあるからです。ですが、声を出すことによってそれらのミスに気がつけるようになります、口で発し耳で聞くことによって不自然な表現などにも気がつくことができるのです。

だいたい2度ほど音読すれば、簡単なミスや不自然な箇所はだいぶ減ります。確認するときは、ぜひ音読しましょう。

 

資料作成後は振返ろう

資料を作成した後、数分でもいいので自分の作業を振返りましょう。この「振返り」があなたの仕事の効率化に役立ちます。

このときプロジェクト管理術のアジャイルでよく用いられているKPT(ケプト)というテクニックを使って振返りましょう。KPTはKeep(継続)、Problem(問題)、Try(次の改善)の頭文字をつなげたものとなります。これらの3つの観点で振返り事項を書き出していきます。

・振返る期間で良かった習慣、次も続けていきたいことを、Keepとして書き出していきます。
・失敗したと感じたことや良くないなと思った習慣などは、Problemに書き出していきます。
・そして次の期間でチャレンジしたいこと変えたいこと等あれば、Tryに書き出していきます。

【仕事効率化】早く良い資料を作るための5つのテクニック

このようにKPTを通じて自分に最も適した資料作りの方法を完成させ、仕事を効率化しましょう!

 

いかがでしたでしょうか。仕事を効率化するためには資料をどのように作成していけばいいのか解説していきました。ここで解説した仕事を効率化するテクニックを実践すれば、あなたの資料は必ず良くなります。

アウトライン・ライティングで資料の骨組みをつくり、KEPS(ケペス)の観点で肉付けをし、まずは80%の完成を目指して作りあげ、声を出して読んで品質を高めていきましょう。これらのコツをぜひ実践し、資料作成後にはKPT(ケプト)を用いた振返りを通して自分によりあった方法に変えていき、仕事を効率化していきましょう。

まとめ

【仕事効率化】早く良い資料を作るための5つのテクニック

・まずは骨組みだけを作ろう(アウトライン・ライティング)
・KPESな構造で骨に肉付けをしよう
・資料はまずは80%を目指そう
・声をだして読んで確認しよう
・資料作成後は振返ろう


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