仕事はもちろん、プライベートでも何かと説明が必要とされるシーンって多いですよね。説明しても、なかなか相手に伝わらず、説明下手だと悩んでいる人も少なくないのではないでしょうか。物事を分かりやすく相手に説明するのは、思っているよりずっと難しいこと。
プライベートで家族や友人に必要な説明なら、大きな問題に発展することはありませんが、上司や取引先など仕事に関する相手ともなれば、話は別。当然のように、分かりやすい説明を求められるからこそ、困ってしまいます。
実は、説明が下手な人には、共通するいくつかの原因があるんです。説明下手を克服するためにも、原因を知っておくことは大切なことです。そこで今回は、説明下手の原因を知り、問題を解消する方法をお伝えします。
説明下手の原因を見つけて
問題を解消する５つの方法
主語を入れましょう
説明下手の人に多い特徴は、主語がないこと。説明する側は、当然「誰が」の部分を知っていますが、説明される側の人には分かりません。
日本語は、主語を抜いても成立しますが、主語とは、文字通り文章の「主体を表す部分」。会話の主な部分を示すので、この部分が抜けてしまうと、聞いている側は、「誰が？」となってしまうんです。
人に物事を説明する場合には、「誰が」「何を」したのかを伝えるのは基本中の基本。人に説明をするときには、主語を入れるよう意識しましょう。
さらに、5W1Hを意識すると効果的！5W1Hとは、When(いつ)Where(どこで)、Who(誰が)、What(何を)、Why(なぜ)How(どのように)の頭文字をとったもので、これを意識することにより、相手にしっかりと情報を伝えることができるようになりますよ。
結論を意識しましょう
説明下手の人は、ひとつの結論に対して、余計な話を交えてしまいがち。これでは、結論を伝えるまでの道のりが長くなってしまいますよね。
これが、話が分かりにくいと思われてしまう原因なんです。相手にとって不必要な情報や話の流れには関係ない話は、聞き手を混乱させるだけなので、結論を意識して説明するようにしましょう。
結論を意識するということは、結論を説明するために必要な情報だけを伝えるということです。何を伝えるのか、そのために必要な情報は何かをしっかりと考えてから、話をすると良いでしょう。
結論を意識して説明するのが難しいという場合には、最初に結論を伝えてから理由や過程を説明しても良いでしょう。
相手がもっとも知りたいのは、結論です。初めに結論を伝えることで、聞き手が理由や過程を理解しやすくなるので、ぜひ試してみてくださいね。
ひとつひとつを簡略に伝えましょう
誰かに何かを説明したり、伝えたりするときには、簡潔過ぎるくらいの方が相手に伝わりやすいんです。でも、説明下手の人は、正確に伝えようとするあまり、順を追ってすべての情報を伝えようとてしまいますよね。
これでは、まとまりのない話になってしまうので、「結局何が言いたいの？」と思われてしまうんです。人に何かを説明しようとするときには、ダラダラとした文章にならないよう、予め伝えたいことを簡略に、箇条書きで拾い出しておき、それを伝えるようにすると良いでしょう。
相手にとって情報が足りない場合には、聞き手側から質問してくれます。それに対して、明確に答えれば良いだけなので、情報を散りばめず、大切なことひとつに絞るようにしましょう。
要点の数を先に伝えましょう
説明下手の人が、まとまりのない話になってしまうのは、自分の頭の中で話したいことが整理できていないことも理由のひとつです。
まずは、話したいことを整理して、ひとつひとつの要点をまとめましょう。その上で、説明するときには、たとえば「お伝えしたいことは3つあります。
ひとつ目は、○○です。ふたつ目は、△△です。最後は、□□です。」というように、要点の数を先に伝えると、聞き手が話を理解しやすくなります。
ひとつひとつの説明に区切りがつくので、説明もしやすくなりますよ。プレゼンのときなどでは、指で要点の数を示しながら説明すると、より効果的です。
「これくらい知っているはず」という思い込みを捨てましょう
部下や後輩などに説明をする場面ってありますよね。このとき、「これくらいのことは知っているはず」とか「これはいちいち言わなくても分かるだろう」と思い込み、相手にとって必要な情報を伝えない人がいます。
これでは、聞き手側との間に情報のギャップが生まれてしまうため、説明下手だと思われてしまうんです。伝える情報は、多すぎても少なすぎても、説明下手だと思われてしまう原因になりかねません。
部下や後輩などに説明をするときには、「これくらい知っているだろう」という思い込みを捨て、聞き手との間に情報のギャップができないよう心がけましょう。
相手の表情などをうかがい、理解していないと感じたときには、意味を説明するなどの工夫をしてみると良いですね。
いかがでしたか。
プレゼンや上司への報告、商談など、仕事を中心に何かと人に説明しなければいけない機会って多いですよね。でも、人に何かを説明するのは、難しいことなので、説明下手だと痛感した経験がある人も多いのではないでしょうか。
説明下手の人の多くは、主語を抜いて話を進めがちです。でも、主語は文字通り、会話の主な部分を説明する単語。これが抜けただけで話が分かりにくくなってしまうので、主語を入れるよう心がけましょう。
また、説明下手の人は、最初から最後まで順を追って説明しがちですが、話が長くなり過ぎたり、まとまりがなくなったりするため、聞き手の理解を得られません。
ひとつひとつを簡略に伝えましょう。説明下手には、いくつかの原因がありますが、相手に原因があることは、まずありません。
必ず話し手である自分自身に原因が潜んでいるんです。とは言え、原因が分かれば説明下手は簡単に解消できます。ここにご紹介した説明下手の原因を問題の解消に役立ててください。
まとめ
説明下手を解消するには
・ 主語を入れましょう
・ 結論を意識しましょう
・ ひとつひとつを簡略に伝えましょう
・ 要点の数を先に伝えましょう
・ 「これくらい知っているはず」という思い込みを捨てましょう