「お前の説明、下手なんだよな」「説明が下手すぎて、何が言いたいのかよくわからない」、こんなことを言われたらへこみますよね。
「なんとか分かりやすい説明を」と思っても、自分ではどこをどう改善すれば分かりやすい説明になるのか、分からないことの方が多いです。
他人に自分のアイデアや計画を説明するのはとても難しい……とはいえ、ここで開き直って「こっちはできるだけわかりやすく説明しているのだから、そっちも理解しようと努力してよ」なんていうのは、なかなか通用しません。
ということで、今回は、説明が下手と言われたら試す、スマートに話す為のレッスンをお伝えします。実は、他人に自分のアイデアや計画を説明する際、いくつかのポイントを意識しておくだけで、見違えるほど分かりやすい説明になります。ぜひ参考にしてください。
説明が下手と言われたら試す、
スマートに話す為のレッスン
説明する前に説明する内容を自分がきちんと理解しておくこと
自分が理解できていないことを他人に説明することはできません。説明が下手な方の多くは、自分できちんと理解できていないことを誰かに説明しようとして失敗しています。
説明が下手と指摘された方、まずは自分自身が説明する内容をきちんと理解できているのかを確認しましょう。このとき、「分かっているつもり」はだめ！あなた自身が曖昧・ぼんやりとしか理解できていないものを他人に説明して成功するはずがありません。
説明するうちに、頭がこんがらがったり、相手からの質問に答えられなかったり、最後には自信のなさから曖昧な言い方しかできなくなってしまい、あえなく失敗に終わります。
自分がきちんと理解できているのかを確かめるためには、「言葉にして説明できるか」「質問に対してきちんと答えることができるか」の二つのポイントをおさえておくとよいですよ。
自分ではなかなか確認できないので、同僚や友達の手を借りましょう。説明の本番前に、質問をしてもらうのです。同僚の質問に対して、明確な答えを返すことができるかをチェック！
答えを返すことができなかったときには、まだ理解できていない部分があるということです。説明の本番前にもう一度、プレゼンの内容や論文、企画書をおさらいしておきましょう。
結論から述べること
説明が下手な方の多くは、説明の順番がまずいです。説明をするときには、結論から述べるようにしましょう。たとえばカモノハシの説明をするとき、「カモノハシは哺乳類です」という結論から述べ、その後に「しかし嘴がついている」「卵を産む」など、他の哺乳類との違いを述べます。
もし、「嘴がついている」「卵を産む」という説明から始めれば、聞き手は「カモノハシは鳥なのだろう」と考えます。散々、嘴だの卵だの言っておいて、最後に「カモノハシは哺乳類です」なんていうと、聞き手の頭は疑問符でいっぱいになり、納得できないような、割り切れないような気持ちが残ってしまいます。
説明の仕方としては、聞き手を納得させていないのですから、非常にまずいですよね。結論から述べることで、それ以降に話すことの意味（嘴や卵は鳥類の証拠として挙げているのではなく、カモノハシと他の哺乳類との相違点として挙げているのだということ）や論旨を聞き手は察することができます。
結論以降のあなたの説明の意図を聞き手は察しながらあなたの説明に耳を傾けることができるので、理解しやすいのです。説明が下手と指摘された方、自分の台本をもう一度見直してみてください。
あなたが一番伝えたいこと（結論）は台本のどの位置に出てきますか。もし最後のページまで結論が出てこないのであればその台本は不合格！最初のページに結論が出てくるように書き直しましょう。
説明の途中で脱線しないこと
説明が下手な方の中には、説明の途中で話があちこちに飛んでしまうため、聞き手に非常に分かりづらい説明になってしまっていることがあります。
一度説明を始めたら、説明から話が脱線しないように気を付けましょう。特に、「相手にくすっとしてもらおう」という遊び心やサービス精神、または気を抜くとすぐに自分語りを始めてしまう方は要注意！気づかないうちに、話が脱線している可能性がありますよ。
日頃から「○○の話はすぐに脇道に逸れる」と指摘されている方、説明の本番には台本を持って臨みましょう。本番中、余計なジョークや自分の経験談ははさまない！台本を読み上げてください。
相手のレベルに合わせた説明をすること
説明するとき、相手の知らない専門用語を並べていませんか。また、小学生に説明するのに中学校の教科書に出てくるような知識を使って説明していませんか。
聞き手のレベルに合わせなければ、聞き手にとってわかりやすい説明にはなりません。誰かに何かを説明するとき、まずは相手のことを考えてみてください。
相手の知識のレベルや理解力はあなたと同じではありません。説明が下手と指摘された方、相手のレベルに合わせた説明をするように心がけてくださいね。
特に研究者と予算を決める官僚や事務方、研究職と営業職というように、自分とは違う分野の人に説明するときは、相手が分かる言葉を使うことが大切です。
説明は長くても10分以内に終わらせること
説明を聞く、のみならず、聞くと同時に理解するということはとてもエネルギーを使う行動です。集中力も必要ですし、説明を聞き終わった後には疲労も覚えます。
説明が下手と指摘された方、説明の仕方や内容云々ではなく、単純にあなたの説明が長すぎるのかもしれません。上記の通り、説明を聞くということはとても大変なこと、聞き手は早く説明を終えてほしいと思っています。
説明をするときは長くても10分、できれば数分以内におさめるようにしましょう。また、説明をするとき、相手の注意を惹き付けておくことも大切です。
相手の目を見て離さない、相手の集中力が切れたなと思ったらすぐに相手の注意を惹き付ける身振りをするなども大切です。
説明の台本を書くときは長くなりすぎていないか注意！説明本番では、相手が飽きないように、はきはきと話し身振り手振りを大きくするようにしてください。
いかがでしたか。以上が説明が下手と言われたら話す、スマートに話す為のレッスンでした。上手に説明するためには、事前の準備が何よりも大切！説明する内容や説明の順序、説明で使う言葉は事前にきっちり決めておきましょう。
このとき、台本を書くだけでなく本番さながらの練習もします。ストップウォッチ片手に台本や資料を読み上げてください。最初から最後まで、できるだけ短い時間で通すことができるように、台本を推敲しましょう。また、会話の途中でとっさに説明が必要になったときには、結論から先に述べることを意識してください。
だらだらと説明した先に答え・結論があるのではなく、結論から述べ結論の根拠をつけ足すという方法で説明をすれば、それほど下手な説明にはならないはずです。説明が下手だと指摘された方、説明をするときは「結論が先」を意識しましょう。
まとめ
説明下手を治してスマートに話す為には
・ 説明する前に説明する内容を自分がきちんと理解しておくこと
・ 結論から述べること
・ 説明の途中で脱線しないこと
・ 相手のレベルに合わせた説明をすること
・ 説明は長くても10分以内に終わらせること