職場や学校、プライベートでも何かを説明する機会って意外と多いものですよね。説明が下手だと、相手に何かを伝えるのも苦労に感じる人もいるでしょう。
時には、それによって相手に不快感を与えてしまい信用を失ってしまうこともあるかもしれません。では、相手に伝わりやすい説明をするにはどうすれば良いのでしょうか。
今回は、説明が下手と言われる人に共通する5つの話し方と改善策についてお伝えします。ポイントは相手の立場に立って考えること。
お互いが共通の土台で話をしないと相手はあなたの話を理解することができません。説明が下手だと言われてしまう人は、今からお伝えする話し方をしていないか、普段の説明の仕方を再確認してみましょう。
説明が下手と言われる人に共通する
5つの話し方と改善策
話の内容を理解する前に話してしまう
「あなたの言っていることが分からない」と相手に言われたことはありませんか。あなたが上司や友人からこんなことを言われてしまったのであれば、説明が下手だと言われているようなもの。
今すぐに改善策を考えましょう。「あなたの言っていることが分からない」と言われる原因は主に2つ。その1つは、あなたが話の内容を理解できていないことです。
あなたが分からないことを相手に伝えても、相手は理解できないですよね。説明が下手な人は伝える内容を理解する前に話そうとします。
そこで、まずは伝えたいことの要点を理解することから始めましょう。始めはメモなどを使って要点を書きだしても良いですよ。
全ての情報を話してしまう
「あなたの言っていることが分からない」と言われる2つ目の原因は説明の仕方によるものです。何かを説明する時に、物事の最初から最後まで全てを伝えてしまうという人はいませんか。
例えば上司にアドバイスが欲しい時に「後輩が仕事のミスをして、○○で、○○になって…」と話の経過全てを伝えても相手は、「結局の所、何が言いたいの？」「私にどうして欲しいの？」とイライラしてしまうかもしれません。
ですから、話をする前に言いたいことを1つだけ相手に伝えましょう。先ほどの例では「申し訳ありませんが、○○の仕事のことでアドバイスを下さい」とそれだけ言えば十分です。
その他、補足することがあれば簡潔に伝えるようにして下さい。あなたが、説明下手だと感じているなら説明する前に伝えたいことを1つに絞ることを徹底しましょう。
主語を言わない
幾ら簡潔に話すようにと言われても、相手が理解する上で必要な情報までも抜いてしまうと全く理解してもらえなくなってしまいます。
「誰が？」、「何を？」と言われてしまう人は要注意。説明が下手な人に共通している『主語を抜いてしまう話し方』をしているかもしれませんよ。
そこで、話をする時は『5W1H』の情報は伝えるようにしましょう。5W1Hとは、いつ、どこで、誰が、何を、なぜ、どのようにといった、説明するのに最も基本的な情報を伝えるポイントのこと。
5W1Hは相手に物事を伝えるための基本的な要素となります。これらの情報は相手にしっかり伝えるように意識すると、相手に伝わりやすくなりますよ。
早口になってしまう
もう1つ相手に情報をしっかり伝えるためのテクニックを覚えておきましょう。説明が下手な人は、話すことに意識が集中してしまうので自分のペースで話を進めようとします。
特に、普段から早口の人は要注意。「何かを伝えなきゃ」という気持ちで焦ってしまい、余計に早口になってしまう人が多くいます。
相手に確実に情報を伝えるには、相手の聞きやすいペースで話をすべきです。相手の目を見て、相手が理解しているのを確認しながらゆっくりと話をするように心がけましょう。
自分の主観を事実のように伝える
相手にせっかく伝わっても正確な情報を伝えることができなければ説明が下手と言われてしまっても仕方がありません。では、相手に正確な情報を伝えるにはどうすれば良いのでしょうか。
このタイプは事実と主観がまざってしまうことが原因。自分が感じたことは本当に伝えるべき事実ではありませんよね。ですから、あなたの説明を正確に伝えるために事実と主観を分けて話して下さい。
最初に事実を話し、その後で「私の見解では…」と感じたことを話すようにすれば、情報を正確に伝えることができるでしょう。
いかがでしたか。
今回は、説明が下手だと言われる人に共通する話し方と改善策についてお伝えしました。情報の要点を1つに絞ることや、5W1Hを意識するなどの話し方は、あなたが説明する内容を理解していないとできません。
ですから、説明する前に内容をしっかり理解しておきましょう。また、相手に正しい情報を伝えるためには主観と事実を分けることが重要でしたよね。
特にビジネスの現場で間違った情報を伝えてしまうと致命傷にもなることもあるので、正しい情報を伝えることを常に意識しておきましょう。
「自分もこういう話し方をしているなぁ」と感じたらあなたも説明上手になるチャンス。この機会に説明下手から脱却して説明上手になりましょう。
まとめ
説明が下手だと言われる話し方とは
・ 話の内容を理解する前に話してしまう
・ 全ての情報を話してしまう
・ 主語を言わない
・ 早口になってしまう
・ 自分の主観を事実のように伝える