仕事のできる人は伝える力のある人、仕事の多くが人と人とのやり取りや助け合いで成り立つものですから、伝える力の有無は仕事の効率や出来に大きく影響を与えますよね。
どんなに頭のよい人でも、伝える力が乏しく、周囲とコミュニケーションをきちんととれないでいると、仕事をスムーズに進めることはできません。
仕事ができる人間になるためには、伝える力を磨くことがとても大切なのです。このとき、難しいのが「おしゃべり好き＝伝える力がある」というわけではないということ、職場での伝える力では、友達同士のおしゃべりとは少し違う能力が必要です。
というわけで、今回は伝える力を磨いて仕事をスムーズに進める5つの秘訣をお伝えします。職場でのコミュニケーションや、上司や部下との人間関係に悩んでいる方、ぜひ参考にしてください。
伝える力を磨いて
仕事をスムーズに進める５つの秘訣
報告・連絡は簡潔にのべること
職場での伝える力とは、人間関係を円滑にする・楽しいおしゃべりをする力ではなく、業務上の報告や連絡の内容を正しく相手に伝える力のことです。
正しく相手に伝えるためには、曖昧な言い方をせず伝えたいことをストレートにのべることが大切！誤解を生むような言い方・表現をしてはいけません。
また、報告をするとき、世間話や噂話、「今日のネクタイすてきですね」なんて話をしていると、肝心の報告の内容が相手にきちんと伝わらないことがあります。報告や連絡は必要なことを簡潔にのべるようにしましょう。
一度の指示には一つの用件！同時にあれもこれも指示しないこと
部下に仕事を指示するとき、「ついでに」と急ぎでない用事も一緒に伝えたり、複数の指示を一度に出したりしていませんか？
一度にいくつもの指示を出されると、受け手の部下は大変！優先順位が分からなくなるだけでなく、聞き逃しや誤解が生まれることもしばしばです。
仕事をスムーズに進めるためには、相手にとって分かりやすい指示を出すことが大切！一度にいくつもの指示を出さないようにしましょう。
結論→根拠・理由の順番で説明すること
会議や取り先との商談の場では、相手に自分の考えを納得させることが大切！そのためには自分の考えを分かりやすく相手に伝える力が必要です。
日本語では、「○○なので、○○だと思います」というように、根拠→結論という順番で話すことが多いですが、この順番で話すと前置きが長くなってしまい、一番伝えたい結論に差し掛かる頃には相手の集中力が切れていたり、相手の理解が追い付いていないということもしばしばです。
「結局、この人の結論は何だったのだろう。何が言いたかったのだろう」と相手の頭に疑問符が浮かばないために、あなたが一番伝えたいこと一番最初に相手に伝えておきましょう。すなわち、「私の考えは○○です。というのも～」と結論→根拠・理由の順番で話します。
相手に伝わっていることをその都度確認すること
どんなに正しい言葉遣い・明瞭な発音・的確な指示や報告をしても、相手にきちんと伝わっているかというとこれはまた別問題、あなたの思いも寄らない理解を相手がしている可能性も十分にあります。
指示を与えた・報告をした後は、相手にあなたの意図がきちんと伝わっているのか、その都度確認しましょう。伝える力とは、相手にスマートに伝えることではなく、同じことを何度繰り返してでも相手にきちんとあなたの意図を伝えること！
相手にうざがられても、面倒くさがられても、あなたの指示や報告がきちんと相手に伝わっているのかの確認は必ず行いましょう。
伝わっていないときにはもう一度最初から！ここで多少時間を食っても、仕事の途中で誤解や指示ミスに気付き最初からやり直しとなるよりはずっと時間のロスは少ないですよ。
「申し訳ないけれど」「ありがとうございます」を忘れないこと
伝える力を磨いて的確な指示を出せるようになっても、受け手があなたに対してあまりよくない感情を持っていては、あなたの指示や報告をあなたの意図通りに受け取らないことがあります。
仕事をスムーズに進めるためには、指示を出しつつ相手が気持ちよくあなたの指示に従うことができる関係を築くことも大切！
指示やお願いごとをするときには「申し訳ないけれど」や「よろしくお願いします」など、相手をむっとさせない言葉を忘れないようにしましょう。仕事が終わったときには「ありがとうございます」「おかげで助かったよ」など相手の働きをねぎらいます。
ちょっとした気遣いや言葉遣いで職場の部下や上司、同僚と良好な関係を築くことで、あなたの言いたいことが相手に正しく伝わり、仕事もスムーズに進むようになりますよ。
いかがでしたか。以上が、伝える力を磨いて仕事をスムーズに進める5つの秘訣でした。仕事をスムーズに進めるための伝える力では、まず伝え方が肝心です。
指示や報告・連絡は一度につき一用件、さらに伝えたいことが明確に伝わるよう的確な言葉を使って簡潔にのべるようにしましょう。
結論→根拠の順番で説明すると、あなたの言いたいことをきちんと相手に伝えることができます。指示や報告後は、相手にきちんと伝わっていることを確認してくださいね。
さらに、伝える力では相手があなたの話に素直に耳を貸してくれるための関係づくりも大切！日頃から感謝やねぎらいをこまめにして、職場の同僚や上司・部下と良好な人間関係を築くようにしましょう。
まとめ
伝える力を磨いて仕事をスムーズに進めるためには
・ 報告・連絡は簡潔にのべること
・ 一度の指示には一つの用件！同時にあれもこれも指示しないこと
・ 結論→根拠・理由の順番で説明すること
・ 相手に伝わっていることをその都度確認すること
・ 「申し訳ないけれど」「ありがとうございます」を忘れないこと