「毎日残業だらけでロクに休みが取れない」、「もっと仕事を効率化できたらいいのに」など、時間がない人の中には、このような悩みを持つ人は多いもの。
でも実は、ついつい無駄に過ごしてしまう時間もあって、仕事効率化とは逆のことをしてしまうことは、誰でもありますよね。
仕事を効率化するためには、時間を有効的に使う必要があります。
私たちに与えられている時間は有限ですので、自分のやりたいことをやろうとするのであれば、他人のために無駄な時間を費やしているわけにはいきません。
あなたの時間はあなただけのもの。その時間をうまく活用して、仕事を効率化するためにはどうすると良いのか、さっそく見ていきましょう。
仕事効率化のための時間活用術
§ 自分自身の時間を見直して、仕事の効率化を図る
① 愚痴を言わずに無駄な時間がないか常に問いかける
時間を上手に使って仕事を効率化するためには、自分自身の生活の中にある無駄なことに気づくことが大事です。
そして、無駄であることに気づいたら、打てる手を探そうともせずに、ただ現状に対する愚痴をこぼすのではなく、それを解決する手段を考えることを習慣にしてしまいましょう。
また、自分だけでなく、あなたの周りの状況や人の行動も注意深く観察し、無駄だなぁと感じたら、それを反面教師にすることも大切ですよ。
現状の無駄なことに対して、ただただ愚痴をこぼしていては解決できませんので、どのようにしたら改善できて仕事の効率化が図れるのか、分析する必要があります。
② 勉強は大切だが必要以上に時間をかけない
何か新しいことを始める時に、資格を取ったりスキルを身に付けたりする人は多いのですが、一から勉強しようとすると、結局途中で挫折してしまったり、何年もかけて資格を取ったのに役に立たなかった、なんてこともあります。
それに、大勢の人が取りたがるような資格を持っているだけでは、他の人と差別化することは難しいのです。
常に学び続けることは大切ですが、何かをする前にや役に立つかどうかもわからないことを勉強して時間を費やすよりも、やりたいことをしながら学んでいく方が、仕事の効率化につながりますよ。
また、学ぶ内容によっては、独学よりも人について習った方が効率が良いこともありますので、何かを始める前にいきなり新しいことを学ぶのではなく、やりながら自分に足りないものを補うために、勉強することを意識しましょう。
③ 日常生活にもＰＤＣＡサイクルを取り入れる
ＰＤＣＡとは、「Ｐｌａｎ：計画」、「Ｄｏ：実行」、「Ｃｈｅｃｋ：評価」、「Ａｃｔｉｏｎ：改善」のことで、製品やサービスの品質を向上させて利益を上げるために、ＰＤＣＡサイクルを回すことが必要不可欠です。
あなた自身の時間をもっと好きに使って、仕事を効率化するために、そのＰＤＣＡサイクルを日常生活に取り入れることも一つの手段ですよ。
私たち人間は、ついつい毎日が同じことの繰り返しになってしまいがち。これは、人間に限ったことではなく、生き物すべてに当てはまることですが、幸いにも、私たち人間には考える力が備わっているため、見直して改善することができます。
改善しようとした結果、自分自身が苦しくなってしまっては本末転倒ですが、仕事の効率化のためや好きに使える時間を増やすためにも、ＰＤＣＡサイクルを日常生活にも取り入れてみましょう。
§ ツールやチームを活用して、仕事の効率化を図る
④ メールやＬＩＮＥでコミュニケーションを効率化する
仕事をする上で、ネット社会になった今でも、リアルの会議を求める人や組織は多いですが、会議をしたからといって大した結論も出さずに終わるということも少なくないですよね。
リアルの会議で生きありブレインストーミングなどしても、なかなか良いアイディアは出てこないですし、議論も活発にはなりません。
それよりも、メーリングリストやＬＩＮＥグループなどのツールを使った方が仕事が効率化でき、しかも積極的な意見が出ることもあるのです。
もちろん、すべての会議を無くしてメールなどで済ましてしまうということではありませんが、メールなどで済んでしまう事柄であれば、わざわざ人に会って無駄な時間を費やすことを避けたいですよね。
⑤ 得意な人や組織に全部任せる
自分の時間を有効活用するためには、無駄な時間を減らすことが必要ですが、自分一人だけで頑張っていては、限界があります。
もし、仕事効率化に限界を感じるようになったのであれば、それを得意とする人や組織に、積極的に外注しましょう。
また、外注する内容は、仕事だけに限らず、掃除・洗濯・炊事などの家事をお手伝いさんに任せても良いのです。
１時間３，０００円くらいでできる家事代行サービスもありますので、へとへとになって帰宅してから家事までこなし、睡眠時間を犠牲にするより、家事代行を頼んで時間を省いた方が、仕事の効率化につながるのです。
家事代行は例えばの話ですが、仕事においても外注できないかを考え、相場を調べたり知り合いに依頼してみたりすると、もっと仕事を効率化できるでしょう。
§ 限界突破で、仕事の効率化を図る
⑥ スキマ時間に情報を浴びる
よく「スキマ時間を使え」ということも言われていて、待ち時間や少し空いた時間などを有効活用すると、仕事の効率化につながりますよ。
スキマ時間を無くすということではなく、例えば５分くらいのスキマ時間であればメールの返信などができますし、ニュースのチェックもできます。
特に「量は質を作るがその逆はない」とも言われていますので、スキマ時間にスマホや新聞、雑誌、人の会話などから、新鮮な情報をできる限りたくさん浴びるようにしましょう。
すべて覚えようとすると頭がパンクしてしまいますが、ただ単に浴びることにより、いつの間にか自分の知識や経験として脳にインプットされ、仕事効率化のために形になって現れてくれますので、スキマ時間に色々な情報を浴びるということが大切です。
⑦ 極限まで忙しくする
時間だけは誰にでも平等ですので、仕事は効率化させてなるべく迅速にこなしたいですよね。
そのためには、自分がやりたいことに優先順位など付けず、やるべきことを書き出したら片っ端からやらなければなりません。
今まででも忙しいのに、更に予定を詰め込むことはできないと言いたくなるかもしれませんが、なぜやる前からできないとわかるのでしょうか。
何時までに仕事を終わらせると決めたらその時間まで集中してこなす、食事をすると決めたら食事に集中する、寝ると決めたら全力で回復に努めるなど、一つひとつを区切って集中することにより、時間を有効的に活用することができるのですよ。
そして、限界までやりたいことをやろうとすれば、時間をどうやって使えば仕事効率化につながるのかが見えてきます。
どうすれば時間を有効活用できるかを知るためにも、一度極限まで忙しくしてみましょう。
■ まとめ
いかがでしたか。
私たちに与えられた時間は有限で、あなたの時間はあなただけのものです。
そして、忙しいと思っていても、有効活用できる時間は、実はまだまだ存在していることもあるのですよ。
忙しく感じているのであれば、それに対して愚痴を言うのではなく、改善のためのＰＤＣＡサイクルを日常生活に取り入れてみたり、メールやＬＩＮＥなどのツールを活用して無駄な時間を省いたり、時間を有効活用するにはどうすれば良いのかを知るために、あえて極限まで忙しくすると、仕事効率化のための手段が見えてきます。
逆に、考え過ぎていてもその時間がもったいないので、いちいちあれこれと考えるよりも、やるべきことややりたいことが決まっているのであれば、片っ端から今すぐに始めた方が良いこともありますので、仕事の効率化のためにも、目の前のことに全力で取り組みましょう。
おさらい
仕事効率化のための時間活用術
§ 自分自身の時間を見直して、仕事の効率化を図る
① 愚痴を言わずに無駄な時間がないか常に問いかける
② 勉強は大切だが必要以上に時間をかけない
③ 日常生活にもＰＤＣＡサイクルを取り入れる§ ツールやチームを活用して、仕事の効率化を図る
④ メールやＬＩＮＥでコミュニケーションを効率化する
⑤ 得意な人や組織に全部任せる§ 限界突破で、仕事の効率化を図る
⑥ スキマ時間に情報を浴びる
⑦ 極限まで忙しくする